Dès 2017, la facture électronique est devenue obligatoire pour les grandes entreprises et les personnes publiques. Cette obligation va s’étendre progressivement aux entreprises de taille intermédiaire, puis aux petites et moyennes entreprises et enfin aux micros-entreprises. Votre entreprise est concernée par cette nouvelle obligation légale et vous aimeriez en savoir plus sur la facture électronique afin de l’adopter ? Ce billet vous renseignera parfaitement sur ce nouveau mode de facturation établi par la loi. Retrouvez-y tout ce que vous avez besoin de savoir afin de passer à la facture électronique.
Facture électronique : qu’est-ce que c’est ?
Comme son nom l’indique, la facture électronique est une facture qui n’existe que sous forme électronique. En effet, ce type de facture est émis et reçu uniquement dans un format numérique à l’aide de nombreux outils parmi lesquels figure ce logiciel de facture électronique. Il se distingue nettement de son homologue en papier.
Quelle différence y a-t-il entre la facture électronique et la facture dématérialisée ?
Les termes de facture électronique et de facture dématérialisée prêtent généralement à confusion. Pourtant, il s’agit bel et bien de deux éléments distincts.
En effet, le groupe de mots « facture dématérialisée » fait référence à une facture papier qui a été scannée dans le but de faciliter son stockage, son archivage ou encore son envoi.
Tandis que le terme « facture électronique » désigne principalement une facture créée, émise, reçue et conservée uniquement dans un format électronique conformément aux conditions légales en vigueur. Aussi, en tant que telle, cette dernière tient-elle lieu de facture d’origine. Cette deuxième catégorie se retrouve notamment dans les solutions ERP.
Facture électronique : un document multifonctions
La facture électronique joue plusieurs rôles. En plus de matérialiser une créance à payer par l’acheteur au vendeur, elle constitue une pièce comptable destinée à alimenter les comptabilités de ce dernier. C’est aussi un document fiscal, c’est-à-dire une pièce justificative de la déductibilité de la TVA.
Comme vous l’avez probablement compris, la facture électronique est soumise à de nombreuses dispositions réglementaires. Celles-ci relèvent à la fois du droit commercial, du droit comptable et du droit fiscal en particulier. Ensemble, ces différents droits définissent les informations devant figurer sur la facture électronique ainsi que les conditions de conservation de sa version originale par le destinataire et de sa copie fidèle et durable par l’émetteur. Ces dispositions sont déclinées sur un même principe d’égalité de traitement aussi bien pour la facture papier que celle électronique.
Facture électronique en B2G : facultatif ou obligatoire ?
Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises qui collaborent avec des institutions étatiques sont obligées de produire des factures électroniques en passant par le portail Chorus Pro. La dernière phase de ce déploiement progressif a commencé le 1er janvier 2020 avec les dernières entreprises concernées par cette obligation notamment les TPE. D’un autre côté, la loi Pacte de 2019 impose aussi la facturation électronique des marchés publics.
Facturation électronique en B2B : facultatif ou obligatoire ?
A la différence de la facture papier, la facturation électronique en B2B implique son acceptation par le destinataire par le biais d’un document formel ou réalisé de manière tacite. Toutefois, cette acceptation n’est aucunement obligatoire dans les relations interentreprises, car conformément à l’article 232 de la Directive TVA, une facture électronique peut être envoyée « sous réserve de l’acceptation du destinataire ».
Il faut néanmoins souligner le désir de l’État d’imposer la facturation électronique aux transactions B2B grâce à son projet de Loi de Finances 2020. Celui-ci prévoit effectivement, entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025, instaurer cette obligation de manière progressive selon le secteur d’activité et la taille des entreprises concernées.
Ces nouveautés sont indépendantes du type d’activité et ce, que l’entreprise gère une activité physique ou en ligne.
3 façons de garantir l’authenticité de sa facture électronique
Avant de songer à détruire les papiers originaux et à commencer à utiliser la copie fiable, vous devez vous assurer que tous les critères qui visent à garantir à la fois l’authenticité de l’origine de la facture, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité ont été entièrement respectés. Voici les trois procédés reconnus que vous pouvez suivre pour garantir l’authenticité de votre facture électronique.
L’Échange de Données Informatisées (EDI)
Lorsque les volumes commerciaux échangés entre deux entreprises sont considérables, ces dernières peuvent en toute légalité recourir au système d’échange de données informatisées (EDI). Grâce à celui-ci, elles pourront sans ambages produire et conserver une liste récapitulative séquentielle de toutes les factures, de même qu’un fichier des partenaires avec lesquels les échanges de factures dématérialisées ont été effectués. De quoi assurer l’authenticité de l’origine ainsi que l’intégrité des données.
La piste d’audit fiable
La piste d’audit fiable est très utile à l’entreprise en ce sens qu’elle lui permet de reconstituer chronologiquement une transaction commerciale, et ce, depuis son origine (son bon de commande par exemple) jusqu’à l’émission de la facture électronique.
Grâce au processus documenté, il est aisé de relier entre eux les différents documents d’une opération commerciale. Ainsi, la piste d’audit fiable permet de mettre en place des contrôles internes « documentés » et « permanents » qui touchent de près à la gestion des factures de l’entreprise.
La signature électronique avancée
Opter pour la signature électronique avancée est une bonne façon de garantir l’authenticité et l’intégrité du contenu d’une facture créée et émise par voie numérique. Ce type de signature permet également d’identifier de manière unique l’expéditeur de la facture, de rendre inaltérable son contenu à l’aide d’un sceau et surtout de détecter toute modification apportée au document électronique après sa signature.
Facture électronique : quelles sont les règles de conservation ?
L’administration fiscale définit les conditions de conservation des factures électroniques. Conformément donc aux lois en vigueur, les factures émises par voie électronique doivent être conservées sur support informatique pendant 3 bonnes années, puis sur tout autre support pendant les 3 années qui suivent.
Les factures dotées d’une signature électronique, quant à elles, doivent être stockées dans leur format d’origine pendant 6 ans. Il en est de même pour les informations transmises et reçues qui concernent les factures émises en EDI. En effet, ces dernières doivent également être maintenues et conservées dans leur format original pendant 6 années entières.
L’article sur la facturation électronique était très éclairant. Il souligne efficacement l’importance de la digitalisation des processus de facturation dans le contexte économique actuel. La transition vers des systèmes de facturation électroniques non seulement simplifie et accélère les processus de paiement, mais contribue également à la réduction de l’empreinte écologique des entreprises. Ce changement vers une approche plus numérique avec un logiciel de GED est crucial pour l’efficacité opérationnelle et la durabilité environnementale.